O PREFEITO MUNICIPAL DE MARATAÍZES, ESTADO DO ESPÍRITO SANTO, no uso de suas atribuições legais;
CONSIDERANDO as disposições legais que exigem a elaboração de instrução normativa regulamentando as rotinas de trabalho a serem observadas pelas diversas unidades da estrutura do Município, objetivando a implementação de procedimentos de controle;
CONSIDERANDO que o instrumento legal para normatizar esses serviços é a Instrução Normativa; decreta:
Art. 1º Fica aprovada a Instrução INSTRUÇÃO NORMATIVA SFI - SISTEMA FINANCEIRO Nº 06/2021 - Liquidação de Despesas - Serviços e Aquisições em Geral, que dispõe sobre orientações e procedimentos a serem observados na fase de liquidação de despesas referentes a serviços e aquisições em geral, no âmbito do poder executivo municipal de Marataízes/ES.
Art. 2º A Instrução Normativa referida no artigo 1º é parte integrante deste Decreto.
Art. 3º Este Decreto entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.
Gabinete do Prefeito, Marataízes/ES, 05 de outubro de 2021.
Este texto não substitui o original publicado e arquivado na Prefeitura Municipal de Marataízes.
VERSÃO: 01
Data de aprovação:
Ato de aprovação:
Unidade responsável: Secretaria Municipal de Finanças
Art. 1º A presente instrução normativa tem por finalidade orientar e disciplinar os procedimentos a serem observados na fase de liquidação de despesas referentes a serviços e aquisições em geral, no âmbito do Município de Marataízes.
Art. 2º A presente instrução normativa abrange todas as unidades administrativas do poder executivo do Município de Marataízes.
Art. 3º A presente instrução normativa tem como base legal os dispositivos contidos na Constituição Federal, na Lei Complementar Federal nº 101 de 04 de maio de 2000, na Lei nº. 4.320/1964 e na Lei nº. 8.666/1993.
Art. 4º Para fins desta Instrução normativa considera-se:
I - Órgão: unidade que integra a estrutura da administração direta do Município;
II - Entidade: unidade que integra a estrutura da administração indireta do Município;
III - Autoridade competente: pessoa investida no cargo de Secretário do Município, no caso dos órgãos, ou dirigente máximo das entidades, salvo disposição legal em contrário;
IV - Reserva Orçamentária: garante dotação orçamentária para cobertura da despesa até que se conclua o procedimento licitatório, de dispensa ou inexigibilidade;
V - Empenho: conforme a Lei nº 4.320/64 o empenho da despesa é o ato emanado de autoridade competente que cria para o Poder Público obrigação de pagamento pendente ou não de implemento de condição. Para cada empenho será extraído um documento denominado "Nota de Empenho" que indicará o nome do credor, a especificação e a importância da despesa, bem como a dedução desta do saldo da dotação própria, sendo vedado a realização de despesa sem prévio empenho, devendo ser assinado pelo Prefeito e pelo Contador;
VI - Liquidação: consiste na verificação do direito adquirido pelo credor, tendo por base os títulos e documentos comprobatórios dos respectivos créditos, sendo que nenhum pagamento poderá ser realizado sem a efetiva liquidação da despesa, devendo ser atestado pelo Secretário da Pasta em formulário próprio padrão (anexo I);
VII - Em Liquidação: registra a despesa, quando a mercadoria foi entregue ou o serviço foi realizado, porém há alguma pendência como CND (Certidão Negativa de Débito) vencida, ou motivos diversos que impeçam a liquidação definitiva para posterior pagamento;
VIII - Ordem de Pagamento: é o despacho exarado por autoridade competente, determinando que a despesa seja paga;
IX - Ordem Bancária Municipal (OBM): ferramenta bancária utilizada para efetuar pagamentos por meios de arquivos eletrônicos;
X - Restos a Pagar: são as despesas empenhadas, mas não pagas até o dia 31 de dezembro, distinguindo-se as processadas das não processadas. Processadas são as despesas inscritas em restos a pagar, liquidadas e não pagas. Não Processados, são as despesas empenhados e não liquidados;
XI - Tesouraria: no âmbito da Prefeitura Municipal de Marataízes a Tesouraria compreende a Coordenadoria de Pagamento e a Coordenadoria de Controle Financeiro.
XII - Fonte de Recurso: indica a origem ou a procedência dos recursos;
XIII - Ordem Cronológica de pagamentos: pagamento das obrigações relativas ao fornecimento de bens, locações, realização de obras e prestação de serviços, obedecendo, para cada fonte diferenciada de recursos, a estrita ordem cronológica de liquidação de empenho.
Art. 5º Da Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN:
I - Promover discussões técnicas com as unidades executoras e com a Secretaria Municipal de Controle Interno, para definir as rotinas de trabalho e os respectivos procedimentos de controle que devem ser objeto de alteração, atualização ou expansão;
II - Promover a divulgação e implementação desta instrução normativa, mantendo-a atualizada, orientando as unidades executoras e supervisionando sua aplicação;
III - zelar para que todos cumpram esta instrução normativa, em todos os seus termos;
IV - Cumprir as determinações desta instrução normativa, em especial quanto aos procedimentos de controle e quanto à padronização dos procedimentos.
Art. 6º Da Tesouraria:
I - Manter a instrução normativa à disposição de todos os funcionários da unidade, velando pelo cumprimento da mesma;
II - Cumprir fielmente as determinações da instrução normativa, em especial quanto aos procedimentos de padronização da programação financeira;
III - Obedecer à ordem cronológica de pagamento de acordo com a ordem de prioridades constantes nesta instrução normativa;
IV - Conferir se a liquidação feita no sistema contábil está condizente com as notas fiscais apresentadas, para pagamento.
Art. 7º Das demais Secretarias:
I - Cumprir todas as determinações contidas nesta instrução normativa na preparação dos processos de liquidação de despesas, em especial quanto aos procedimentos de controle e quanto à padronização dos procedimentos.
Art. 8º O processo de liquidação de despesas referentes a serviços e aquisições em geral devem apresentar toda documentação e elementos comprobatórios de prestação de serviços, entrega de bens ou materiais, bem como toda a documentação listada nos parágrafos deste artigo, sob pena de devolução do processo à Secretaria solicitante.
§ 1º Toda Nota Fiscal deverá ser protocolizada para processamento no sistema contábil acompanhada do formulário de liquidação de despesa (ANEXO I) devidamente preenchido e assinado pelo Secretário da Pasta e quando for material ou equipamento, deverá vir no formulário o ateste pelo setor de almoxarifado de que o bem deu entrada no almoxarifado e foi cadastrado no sistema. Tratando-se de equipamentos e material permanente o almoxarifado deverá remeter o processo para o Setor de Patrimônio para ateste no formulário de liquidação e entrada no sistema de patrimônio; para cada objeto de material e/ou equipamento com valor superior a R$ 176.000,00 deverá conter o ateste da "Comissão para Recebimento de Material".
§ 2º O Fiscal do Contrato deverá instruir o processo de liquidação com os seguintes documentos, conforme ANEXO III - Check List para Liquidação de Despesas - Serviços e aquisições em geral, que deverá ser preenchido e assinado:
I - Formulário Padrão para Liquidação de Despesa (ANEXO I), ou, quando for o caso, Formulário Padrão para Em Liquidação de Despesa (ANEXO II);
II - Ateste do Fiscal do Contrato (ANEXO III);
III - Ateste da Comissão de Recebimento de Material, quando for o caso;
IV - Inscrição da empresa no CNPJ;
V - Certidões negativas, de débito junto a Fazenda Pública Federal, atualizada;
VI - Certidões negativas, de débito junto a Fazenda Pública Estadual, atualizada;
VII - Certidões negativas de débito junto ao INSS, atualizada;
VIII - Certificado de Regularidade Fiscal junto ao FGTS, atualizada;
IX - Prova de Inexistência de Débito perante a Justiça do Trabalho, atualizada;
X - Certidões negativas de débito, junto Fazenda Pública Municipal de Marataízes, atualizada;
XI - Certidões negativas de débito, junto Fazenda Pública Municipal da Sede do Domicílio da Empresa, atualizada;
XII - Nota Fiscal Eletrônica;
XIII - Validação da emissão da Nota Fiscal Eletrônica;
XIV - Documento fiscal com dados bancários do credor (banco, agência e conta) ou boleto/fatura;
XV - Comprovação da execução;
XVI - Relatório Fotográfico, quando for o caso.
§ 3º Quando da ausência de alguma das CND’s ou apresentação fora de prazo de validade deverá ser apresentada a notificação emitida à empresa pelo fiscal do contrato, estabelecendo prazo para regularização.
Art. 9º Em todos os pagamentos serão descontados INSS, ISS e IR, quando devidos.
Art. 10 É vedada a antecipação de pagamentos sem a contraprestação dos serviços.
Art. 11 Os esclarecimentos adicionais a respeito desta Instrução Normativa poderão ser obtidos junto a Secretaria Municipal de Controle Interno que, por sua vez, através de procedimentos de controle e por meio de métodos de amostragem, aferirá a fiel observância de seus dispositivos.
Art. 12 A inobservância das tramitações e procedimentos de rotina, estabelecidos nesta instrução normativa, sem prejuízo das orientações e exigências legais, sujeitará os responsáveis às sanções legais cabíveis.
Art. 13 Toda e qualquer irregularidade encontrada pelos servidores responsáveis pelas unidades executoras sujeitas à observância desta Instrução Normativa, deverão obrigatoriamente ser comunicadas à Secretaria Municipal de Controle Interno.
Art. 14 Os termos contidos nesta instrução normativa não eximem a observância das demais normas competentes, que devem ser respeitadas.
Art. 15 Esta Instrução Normativa deverá ser atualizada sempre que fatores organizações, legais ou técnicos assim o exigirem.
Art. 16 São partes integrantes, da presente Instrução Normativa os anexos I, II e III:
I - ANEXO I - Formulário Padrão para Liquidação de Despesas;
II - ANEXO II - Formulário Padrão para Em Liquidação de Despesas;
III - ANEXO III - Check List para Liquidação de Despesas - Serviços e aquisições em geral.
Art. 17 Esta instrução normativa entrará em vigor na data de sua publicação.
Marataízes, ES, 24 de agosto de 2021.