O PREFEITO DO MUNICÍPIO DE MARATAÍZES, ESTADO DO ESPÍRITO SANTO, no uso de suas atribuições legais, em especial o que lhe conferem os incisos V e XXIX do art. 106 da Lei Orgânica Municipal,
CONSIDERANDO a necessidade de aumentar a eficiência e transparência dos processos administrativos; e
CONSIDERANDO as disposições do DECRETO-N 3645, que trata sobre o uso do meio eletrônico para a realização de processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades do Poder Executivo Municipal; decreta:
Art. 1º Fica implementado o Sistema de Gestão de Documentos Arquivísticos Eletrônicos (e-Docs), originário do Poder Executivo do Estado do Espírito Santo, no âmbito dos órgãos e das entidades do Poder Executivo Municipal.
Art. 2º O e-Docs é um sistema corporativo de gestão de documentos arquivísticos eletrônicos, que contempla os procedimentos de autuação, captura, despacho, tramitação, classificação, temporalidade, arquivamento e destinação final.
Parágrafo único. A gestão municipal do sistema e-Docs ficará a cargo da Secretaria Municipal de Governo e Secretaria Municipal de Administração, supervisionada pelo Poder Executivo do Estado do Espírito Santo, por intermédio da Secretaria de Estado de Gestão e Recursos Humanos (SEGER).
Art. 3º Para o disposto neste Decreto consideram-se as seguintes definições:
I - Sistema de Recursos Humanos Municipal: é uma ferramenta de administração utilizada para gestão do pessoal no âmbito do Poder Executivo Municipal.
II - Plano de Classificação de Documentos (PCD): Esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo da estrutura e funções de uma instituição e da análise dos arquivos por ela produzidos.
III - Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD): Instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos, condições de guarda, tendo em vista a transferência, recolhimento e eliminação de documentos.
IV - Documento Arquivístico: Conjunto de documentos avulsos e processos administrativos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
V - Unidades Organizacionais: Áreas e setores, inseridos na estrutura formal do organograma do município, que despacham ou tramitam documentos arquivísticos.
VI - Processo Administrativo: Conjunto de atos administrativos sucessivos e conectados, praticado pela Administração Pública com o objetivo de satisfazer determinadas finalidades de interesse público.
VII - Documento Avulso: Documento produzido ou recebido por órgãos públicos que necessita de rastreabilidade e pode vir a ser vinculado ou não a um processo administrativo.
Art. 4º Os órgãos e entidades do Poder Executivo Municipal utilizarão o sistema e-Docs para autuar, despachar e tramitar documentos arquivísticos por meio eletrônico.
Art. 5º Os órgãos e entidades do Poder Executivo Municipal deverão indicar à Secretaria Municipal de Governo, no mínimo, 2 (dois) servidores que serão os pontos focais para as ações de implantação e manutenção do sistema e-Docs, que deverão ser repassados à Secretaria de Estado de Gestão e Recursos Humanos (SEGER) e ao Arquivo Público do Estado do Espírito Santo (APEES).
Art. 6º Os órgãos e entidades do Poder Executivo Municipal deverão elaborar ou revisar o seu Plano de Classificação de Documentos e Tabela de Temporalidade de Documentos referentes às atividades finalísticas, anualmente e encaminhá-los ao setor competente para análise e aprovação.
Parágrafo único. O município será responsável por inserir as informações do Plano de Classificação de Documentos e Tabela de Temporalidade de Documentos no sistema e-Docs.
Art. 7º A Secretaria Municipal de Administração deverá manter atualizados no Sistema de Recursos Humanos Municipal:
I - Nome e sigla de todas as Unidades Organizacionais vigentes no órgão ou entidade do poder Executivo Municipal;
II - Cargo/função dos servidores públicos municipais em suas respectivas Unidades Organizacionais;
III - Responsável por cada Unidade Organizacional no município.
Art. 8º Revogam-se as disposições em contrário.
Art. 9º Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação, com efeitos a partir do dia 14 de novembro de 2025.
Gabinete do Prefeito
Marataízes/ES, 07 de novembro de 2025.
ANTONIO BITENCOURT
PREFEITO MUNICIPAL
Este texto não substitui o original publicado e arquivado na Prefeitura Municipal de Marataízes.
LUIZ FERNANDO DA SILVA PEDRA
SECRETÁRIO MUNICIPAL DE GOVERNO
GUTEMBERG DOS SANTOS SOUZA
SECRETÁRIO MUNICIPAL DE ADMINISTRAÇÃO
DAYANI BITTENCOURT BARBOSA
SECRETÁRIA MUNICIPAL DE CONTROLE INTERNO