O PREFEITO MUNICIPAL DE MARATAÍZES, ESTADO DO ESPÍRITO SANTO, no uso das atribuições legais que lhe confere a Lei Orgânica Municipal e,
CONSIDERANDO a Lei nº. 8.159, de
08 de janeiro de 1991 que dispõe sobre a Política nacional de Arquivos
Públicos e Privados;
CONSIDERANDO as Resoluções do CONARQ
– Conselho Nacional de Arquivos;
CONSIDERANDO a necessidade de
implementar os procedimentos de gestão de documentos, para atender as
necessidades legais, técnicas e administrativas da Administração Pública
Municipal, bem como a importância dos documentos permanentes (históricos) como
fonte de apoio à pesquisa à preservação do patrimônio documental do Município;
CONSIDERANDO, finalmente, a
necessidade de se dotar a Administração Pública Municipal de infraestrutura
para a realização desta tarefa; decreta:
Art. 1º Fica estabelecida a Comissão
Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD para a implantação e consolidação
da Gestão de Documentos e Informações Municipais.
Art. 2° Considera-se gestão de
documentos para fins deste decreto: conjunto de procedimentos e operações
técnicas referentes a sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento
em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para
guarda permanente.
Art. 3º A Comissão Permanente de
Avaliação de Documentos – CPAD, instituída pelo artigo 1º deste Decreto, terá
as seguintes atribuições:
I – levantar o contexto
normativo e o de produção documental da Administração Municipal, identificando
os órgãos produtores, as funções exercidas e os tipos de documentos gerados;
II – identificar e descrever
as séries e conjuntos documentais produzidos, recebidos ou acumulados pelos
órgãos e unidades da Administração Municipal;
III – coordenar e acompanhar os trabalhos de
organização, racionalização e controle dos arquivos de documentos dos órgãos e unidades
da Administração Municipal, inclusive a implantação de rotinas de produção,
classificação, arquivamento, guarda temporária, eliminação e recolhimento ao
arquivo permanente;
IV – propor critérios
padronizados de organização, racionalização e controle da gestão de documentos
e arquivos, de modo a assegurar uniformidade de procedimentos no âmbito da
Administração Municipal;
V – receber, avaliar,
adequar e aprovar as propostas de Tabelas de Temporalidade e Destinação de
Documentos encaminhadas pelos órgãos e unidades da Administração Municipal;
VI – elaborar e manter
atualizados o Plano de Classificação de Documentos (PCD) e a Tabela de
Temporalidade e Destinação (TTD) das atividades-meio e das atividades-fim da
Administração Municipal;
VII – propor, sempre que necessário, modificações e
atualizações nas Tabelas de Temporalidade e demais instrumentos de gestão
documental, em razão de alterações normativas ou de mudanças nos fluxos de
trabalho;
VIII – coordenar as atividades de avaliação,
transferência e recolhimento de documentos, de acordo com a destinação fixada
nas Tabelas de Temporalidade e demais instrumentos aprovados;
IX – elaborar a relação
dos documentos a serem eliminados ou remetidos para guarda permanente,
submetendo-a às instâncias competentes quando exigido;
X – acompanhar e, quando
for o caso, presenciar a eliminação de documentos, lavrando a respectiva ata e
mantendo-a arquivada para fins de controle e fiscalização;
XI – coordenar o trabalho de seleção e preparação
material dos conjuntos documentais a serem eliminados, deixando-os disponíveis
para eventuais verificações dos órgãos de controle interno e externo;
XII – solicitar, sempre que necessário, a colaboração
de servidores ou auxiliares temporários para o desenvolvimento de tarefas
específicas relacionadas à gestão documental, em razão de sua complexidade ou
volume;
XIII – coordenar e participar de estudos destinados
à integração das atividades de gestão de documentos às soluções tecnológicas
adotadas pela Administração Municipal, visando à modernização, segurança da
informação e rastreabilidade dos procedimentos.
Art. 4º A Comissão Permanente de
Avaliação de Documentos é um Grupo Multidisciplinar e será constituída junto à
Secretaria Municipal de Administração pelos seguintes membros:
I – 02 (dois) representantes indicados pela
Secretaria Municipal de Administração – SEMAD;
II – 01 (um) representante da Secretaria Municipal
de Finanças – SEFIN;
III –01 (um) representante da Secretaria Municipal
de Controle Interno – SECI;
IV – 01 (um) representante da Secretaria Municipal
de Governo – SEMGOV;
V – 01 (um) representante da Secretaria Municipal
de Saúde – SEMUS;
VI – 01 (um) representante da Secretaria Municipal
de Educação – SEMED;
VII – 01 (um) representante da Procuradoria-Geral
do Município – PROGER.
§ 1º Os integrantes e presidente da
CPAD serão nomeados pelo Prefeito Municipal.
§ 2º A CPAD poderá solicitar a
participação de servidores das áreas cujos documentos estiverem sendo
avaliados.
Art. 5° A CPAD deverá realizar o
processo de avaliação de documentos públicos municipais com vistas à:
I - racionalização e controle
da produção de documentos;
II - normalização do fluxo
documental;
III -propor políticas de preservação do patrimônio
documental do Município;
Art.
6º Caberá à CPAD propor juntamente aos setores das atividades meio e fim,
o prazo de guarda dos documentos nas fases corrente, intermediária, bem como a
sua destinação final: eliminação ou guarda permanente.
Art. 7° Os planos de classificação de
documentos e tabelas de temporalidade e destinação das atividades meio e fim,
deverão ser aprovados pelo Prefeito Municipal e, após publicados, passarão a
ter vigência após 30 (trinta) dias a contar da data de sua publicação.
Art. 8° Consideram-se documentos públicos
municipais, para efeito deste Decreto, todos os registros de informação
gerados, em qualquer tempo, pelo exercício das atribuições dos órgãos que
compõe a Administração Pública Direta e Indireta do Município.
Parágrafo Único. Incluem-se na categoria de
documentos públicos municipais os produzidos ou recebidos pelos órgãos da
Administração Municipal, independente da natureza de seu suporte, sejam papel,
filme, fita magnética, disco magnético, digitalizados e nato-digitais.
Art. 9° Para fins deste decreto, os
documentos públicos municipais classificam-se em documentos de valor primário e
secundário.
§ 1° São documentos de valor primário
e guarda temporária aqueles que, esgotados os prazos de vigência e precaucional
estabelecidos em tabelas de temporalidade, podem ser eliminados, sem prejuízo
para a coletividade ou memória da Administração.
§ 2º São documentos de valor
secundário e guarda permanente aqueles que, esgotados os prazos de vigência e
precaucional estabelecidos em tabelas de temporalidade, apresentem, no seu
conteúdo ou forma, informações que devam ser preservadas para memória da Administração
ou possam servir de pesquisa ou prova para a coletividade.,
Art. 10 Consideram-se, obrigatoriamente,
de valor secundário e guarda permanente, os documentos de unidade ou órgão
municipal, consubstancial em todo procedimento do qual resultem:
I - atos de criação,
constituição ou extinção, atribuição ou competências, tais como Leis, Decretos,
Estatutos, Portarias e Resoluções;
II - atos relativos ao
patrimônio imobiliário;
III - atos que reflita a organização da
Administração, como organograma, fluxograma e regulamentos;
IV - atos que reflitam o
desenvolvimento da atividade-fim, como:
a) planos, projetos, estudos e programas;
b) convênios, ajustes e acordos;
c) atas e relatórios de departamento ou unidade e
equivalente de nível superior;
d) tipos documentais completos produzidos no
exercício da atividade-fim;
e) correspondência relativa à atividade-fim da
Administração Pública Municipal;
V - atos relativos à
administração de pessoal, como:
a) planos de salários e benefícios;
b) criação, classificação, reestruturação ou
transformação de carreiras ou cargos;
c) política contratual.
VI - documentos legislativos,
inclusive os que fixem jurisprudência administrativa como orientações,
instruções, despachos normativos e pareceres jurídicos;
VII - documentos de divulgação tais como cartazes,
folhetos, boletins, cadernos, revistas, convites e postais, dos quais deverá
ser guardado um exemplar;
VIII - documentos que contenham valor artístico e
cultural, como vinhetas, iluminuras, caligrafias especiais e ortografia antiga;
IX - documentos de
registros da memória da cidade e testemunho do seu cotidiano, sejam visuais ou
sonoros, independentes da natureza de seu suporte, como fotografia, filmes,
fitas, relativos a obras, eventos, atividades, manifestações culturais e
populares.
Art. 11 São de valor primário não
evidente e guarda temporária os documentos que, contendo informações
repetitivas, refletem apenas o cotidiano da administração.
Art. 12 Os prazos de guarda dos
documentos públicos municipais constarão, obrigatoriamente, nas tabelas de
temporalidade e destinação elaboradas pela CPAD, que serão publicadas para
divulgação, sendo posteriormente aprovadas por Decreto.
§ 1° A definição dos prazos de
vigência, prescrição e precaução dos documentos, poderão ser submetidos à
apreciação final da Procuradoria Geral do Município.
Art. 13 Os documentos públicos
municipais na fase corrente, que ainda cumprem vigência, deverão ser
classificados e mantidos sob guarda nas unidades produtoras (arquivos
correntes) de forma acessível à administração.
Art. 14 Os documentos na fase
intermediária, inclusive os processos encerrados, deverão estar classificados,
organizados no arquivo, para cumprir seus prazos de guarda (prescrição e
precaução) até sua destinação final: eliminação ou guarda permanente.
Art. 15 Os documentos de valor
probatório ou informacional de interesse público deverão ser recolhidos para a
Instituição Pública na esfera de atuação ficando sob responsabilidade da
Secretaria Municipal de Administração a guarda segura do seu acervo, em local adequado,
seguro e acessível.
Art. 16 Todas as unidades das
Secretarias Municipais e órgãos da Administração Direta e Indireta ficam
obrigados a prestar informações, esclarecimentos e apresentar os documentos
solicitados pela CPAD.
Art. 17 As Secretarias Municipais e
órgãos da Administração Direta e Indireta deverão colocar à disposição da CPAD
os recursos materiais e pessoal necessários à avaliação dos documentos, nos
respectivos âmbitos de sua competência.
Art. 18 A eliminação de documentos será formalizada
por meio de processo administrativo contendo obrigatoriamente:
I - ata de reunião da
Comissão;
II - listagem de
eliminação conforme Resolução do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, de
modo a relacionar os respectivos tipos documentais;
III - datas limites e quantitativo (caixas ou
metros lineares);
IV - certidão de aprovação
de contas junto ao TCE-ES.
Art. 19 Será publicado edital de ciência
de eliminação de documentos, conforme Resolução do CONARQ, os quais poderão ser
fragmentados após 30 (trinta) dias da publicação do instrumento editalício.
Parágrafo único. A fragmentação dos documentos
avulsos e processos passíveis de eliminação dar-se-á por meio de fragmentadoras
que garantam a descaracterização total dos documentos.
Art. 20 Dos documentos a serem
eliminados, serão preservadas amostragens de 1 a 10%, com base em análise
qualitativa e quantitativa com o objetivo de registrar a alteração de rotinas
administrativas ou atividades técnicas da unidade ou órgão a que se refere, e poderão
ser recolhidos pela Instituição Pública na sua esfera de atuação, caso haja.
Art. 21 Fica proibida a eliminação
aleatória de documentos públicos municipais, sem cumprir os procedimentos
previstos neste decreto, levando em consideração seus prazos de guarda na fase
corrente e intermediária.
Art. 22 Este Decreto entra em vigor na
data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.
Gabinete do Prefeito,
Marataízes/ES, 14 de novembro de 2025.
Este texto não substitui o original publicado e arquivado na Prefeitura Municipal de Marataízes.